El Informe Ejecutivo Anual de Control Interno anteriormente reglamentado a través del artículo 2.2.21.2.5 del Decreto 1083 de 2015, ha sido modificado, teniendo en cuenta que actualmente se elabora a través del aplicativo FURAG, en el cual se recolecta la información sobre el avance del Sistema de Control Interno en todas las entidades, por tratarse de una dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. 

Este cambio implica que el reporte que se llevaba a cabo a 28 de febrero de cada vigencia, ya no se deba presentar teniendo en cuenta que la periodicidad para este reporte y las fechas de presentación, las publica anualmente Función Pública en el cronograma de medición del desempeño institucional, por lo cual las entidades deben estar atentas a nuestra página web:  https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-medicion donde oportunamente estaremos informando los lineamientos correspondientes.

Para la puesta en marcha del MECI se contemplan dos elementos estructurales fundamentales:

El primero, un esquema de responsabilidades integrada por cuatro líneas de defensa, el cual se configura a partir de la adaptación del esquema de “Líneas de Defensa”, que “proporciona una manera simple y efectiva para mejorar las comunicaciones en la gestión de riesgos y control mediante la aclaración de las funciones y deberes esenciales relacionados. Este modelo proporciona una mirada nueva a las operaciones, ayudando a asegurar el éxito continuo de las iniciativas de gestión del riesgo, y este modelo es apropiado para cualquier entidad – independientemente de su tamaño o complejidad” (IIA 2013:2). Las responsabilidades de la gestión de riesgos y del control están distribuidas en varias áreas y no se concentran en las oficinas de control interno; de allí que deban ser coordinadas cuidadosamente para asegurar que los controles operen:

• Línea estratégica de defensa: está conformada por la alta dirección y el comité institucional de coordinación de control interno. La responsabilidad de esta línea se centra en la emisión, revisión, validación y supervisión del cumplimiento de políticas en materia de control interno, gestión del riesgo, seguimientos a la gestión y auditoría interna para toda la entidad.
• Primera línea de defensa: esta línea de defensa esta conformada por los servidores en sus diferentes niveles, quienes aplican las medidas de control interno en las operaciones del día a día de la entidad. Esta línea se encarga del mantenimiento efectivo de controles internos, por consiguiente, identifica, evalúa, controla y mitiga los riesgos. 
• Segunda línea de defensa: conformada por servidores que ocupan cargos responsables de la supervisión de temas transversales para la entidad y rinden cuentas ante la alta dirección, tales como jefes de planeación, coordinadores de equipos de trabajo, coordinadores de sistemas de gestión, gerentes de riesgos (donde existan), líderes o coordinadores de contratación, financiera y de TIC.
• Tercera línea de defensa: esta línea de defensa está conformada por las oficinas de control interno, las cuales evalúan de manera independiente y objetiva los controles de 2ª línea de defensa para asegurar su efectividad y cobertura; así mismo, evalúa los controles de 1ª línea de defensa que no se encuentren cubiertos -y los que inadecuadamente son cubiertos por la 2ª línea de defensa.

El segundo, un esquema de control integrado por cinco componentes (COSO/INTOSAI):

• Ambiente de Control: este componente busca asegurar un ambiente de control que le permita a la entidad disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno. Requiere del compromiso, el liderazgo y los lineamientos de la alta dirección y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
• Evaluación del riesgo: su propósito es identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.
• Actividades de control: su propósito es permitir el control de los riesgos identificados y como mecanismo para apalancar el logro de los objetivos y forma parte integral de los procesos.
• Información y comunicación: tiene como propósito utilizar la información de manera adecuada y comunicarla por los medios y en los tiempos oportunos. Para su desarrollo se deben diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés.
• Actividades de monitoreo: su propósito es desarrollar las actividades de supervisión continua (controles permanentes) en el día a día de las actividades, así como evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorías) que permiten valorar: (i) la efectividad del control interno de la entidad pública; (ii) la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; (iii) el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; (iv) los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad pública.

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, acorde con lo definido en el Decreto 1499 de 2017 debe incluir todos los temas que atiendan la implementación y desarrollo de las políticas de gestión definidas en el MIPG, por lo que aquellos comités que no estén estipulados en una norma específica serán absorbidos por éste.

En cuanto a los comités que debe absorber, nuestra Dirección Jurídica en un análisis de la reglamentación, define los siguientes, cuyas funciones deberán ser incluidas dentro del Comité Institucional de Gestión y Desempeño:

En el siguiente cuadro relaciona los seguimientos y reportes de responsabilidad del jefe de control interno o quien haga sus veces en su entidad. Es importante señalar que el listado es solamente un referente general de informes y seguimientos que deben realizar las oficinas de control interno, por lo tanto, se debe tener en cuenta que pueden existir otros que no estén relacionados en esta lista, los cuales podrán definirse a partir de análisis internos de cada entidad: 

Fecha Actualización: Enero de 2022

Independientemente de la naturaleza jurídica de las entidades públicas, todas cuentan con una estructura para la gestión y adecuada operación, dentro de la cual se encuentran inmersos los controles; para las entidades objeto de aplicación de MIPG, esta estructura la determina dicho Modelo. El MECI, por su parte, contempla una estructura estándar para implementar el control interno en las entidades.

El MECI, a través de su esquema de líneas de defensa, permite definir la responsabilidad y autoridad frente al control y la gestión; y a través de sus 5 componentes, establece los lineamientos básicos para que se diseñen, implemente y evalúen los controles. 

Para todas las entidades a las que les aplica la Ley 87 de 1993, deberán implementar de manera simultánea y articulada, los dos elementos que hacen parte de dicha estructura, esto es las líneas de defensa y los componentes de control.

Para aquellas entidades que deben implementar MIPG, el control interno se contempla en la séptima dimensión. MIPG promueve el mejoramiento continuo de las entidades, razón por la cual éstas deben establecer acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para la prevención y evaluación de éste. El Control Interno es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones de MIPG cumplan su propósito.

Frente al Informe Semestral de Evaluación del Sistema de Control Interno es importante señalar que el artículo 156 del Decreto 2106 de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, determinó lo siguiente:

ARTÍCULO 156. Reportes del responsable de control interno. El artículo 14 de la Ley 87 de 1993, modificado por los artículos 9 de la Ley 1474 de 2011 y 231 del Decreto 019 de 2012, quedará así:

ARTÍCULO 14. Reportes del responsable de control interno. El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en una entidad de la Rama Ejecutiva del orden nacional será un servidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la República.

Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones.

El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces deberá publicar cada seis (6) meses, en el sitio web de la entidad, un informe de evaluación independiente del estado del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.

En aquellas entidades que no dispongan de sitio web, los informes a que hace referencia el presente artículo deberán publicarse en medios de fácil acceso a la ciudadanía. (Subrayado fuera de texto)

Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten.

La norma citada modificó la periodicidad y fechas de publicación del anterior Informe Pormenorizado de Control Interno, ahora denominado, informe de evaluación independiente del estado del Sistema de control Interno, el cual deberá publicarse cada 6 meses en el sitio Web de la entidad, como parte de un proceso de armonización y articulación entre las herramientas del sistema de gestión y el sistema de control interno y facilitar las labores propias de las oficinas de control interno, teniendo en cuenta sus capacidades de operación en el marco de una gestión pública efectiva que permita simplificar, suprimir y reformar tramites, procesos y procedimientos.

En este marco general, desde Función Pública con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en el Decreto en mención, expide la circular externa 100-006 del 19 de diciembre de 2019, donde se precisa las fechas de publicación del informe semestral de evaluación independiente del estado del sistema de control interno que debe hacer el jefe de control interno o quien haga sus veces, de la siguiente manera:

Por otro lado, es importante tener en cuenta que el formato para la elaboración del informe ha sido diseñado por parte de este Departamento Administrativo, el cual se puede descargar: Formato Informe Semestral Sistema de Control Interno

Es un modelo que proporciona una estructura para la implementación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las entidades, que se encuentran dentro del campo de aplicación de la Ley 87 de 1993.

Proporcionar una estructura de control de la gestión que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de un modelo que determine los parámetros necesarios (autogestión) para que las entidades establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura de su mejoramiento continuo (autorregulación), en la cual cada uno de los servidores de la entidad se constituyen en parte integral (autocontrol).