Aclare sus inquietudes sobre diversos aspectos de desarrollo organizacional

Aclare sus inquietudes sobre diversos aspectos de desarrollo organizacional
Por: Oficina Asesora de Comunicaciones | Julio 2017

Función Pública da a conocer las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre temas de desarrollo organizacional como salarios, Reformas Administrativas (planta de personal), Planta global, movilidad y manual de funciones:

Salarios

¿La modificación del grado salarial implica desmejora para el empleado en el salario a percibir?

No debe presentarse una desmejora salarial cuando se modifica o se establecen otros grados salariales en la escala. La modificación de grado salarial (siendo el único cambio en la escala), NO implica desmejora salarial, ni asignación básica inferior. En este caso se mantiene las mismas funciones del empleo, aunque el grado haya sido modificado.

La creación del grado 01 con un salario menor en la escala existente, y desplazando los grados siguientes, ¿implica que quienes tengan dichos grados pasen a ganar la asignación salarial que se establezca para el grado inmediatamente siguiente, o por el contrario se mantienen los mismos salarios?

No necesariamente. Si se estableció en la nueva escala salarial, a través de un artículo de homologación, en el que se indica la situación anterior (grado anterior) y la nueva situación (nuevo grado nuevo y equivalente), NO habría modificación en las condiciones laborales (funciones y requisitos para desempeñarlas) y por lo tanto, se mantiene el mismo sueldo (asignación básica) para el funcionario.


Algunos funcionarios que se encontraban en grados 06 o 07, y quedaron en grado 03, aducen que al bajarse de grado pueden tener inconvenientes en el registro frente a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, donde se encuentran inscritos, ¿Puede presentarse este caso?

Una vez adoptada la nueva escala y planta de personal, deben informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC para que allí se haga la correspondiente actualización. No deben tener ningún inconveniente, siempre y cuando se establezca en un artículo del acto administrativo que modifica la escala salarial que se trata de una homologación, en donde como el término lo indica se establece una equivalencia entre una situación anterior y una nueva. Obviamente el decreto de planta debe concordar con el establecimiento de la nueva escala.

Debe quedar claro que la modificación de la escala salarial no busca hacer un incremento salarial a los empleados. Lo que se pretende es establecer más grados salariales para unos perfiles de empleos que la administración no tiene en un momento determinado.

¿En una escala salarial se pueden abrir más niveles salariales, por ejemplo, que existan profesionales universitarios grado 02 con un salario y profesionales especializados grado 02 con un salario superior?

El nivel profesional es uno solo, así que la recomendación es contemplar el nivel profesional hasta alcanzar un grado determinado, e iniciar una escala adicional con el profesional especializado, a partir del último grado salarial del profesional universitario.


¿Qué debe hacer un servidor público para que le sea actualizado su salario al último decreto salarial y le sea pagado lo que ha dejado de percibir en períodos anteriores?

La Corte Constitucional ha indicado que todos los servidores públicos tienen derecho al incremento salarial anual, para que el sueldo no pierda su poder adquisitivo. En caso de que la entidad no reconozca el incremento, el servidor puede acudir a los organismos de control para hacer valer sus derechos.


¿En una alcaldía se puede aumentar el salario de los empleados por debajo del 6.75%?

Para el caso del Decreto 995 de 2017, que establece los límites salariales para los empleados de las entidades territoriales, se tomaron los valores del año inmediatamente anterior, contemplados en el Decreto 225 de 2016, y se les aplicó un incremento del 6.75%, que fue el porcentaje concertado entre las diferentes organizaciones sindicales y el Gobierno Nacional. Por lo tanto, es el Concejo Municipal quien determina el valor del incremento de manera que no supere los valores máximos contemplados en el Decreto 995 de 2017.

¿Qué argumento es justificable para no realizar el aumento salarial establecido?

Para aprobar el incremento salarial, si se trata de una ESE territorial, la competencia es del Concejo o Asamblea (según sea el caso). La Corte Constitucional ha señalado que es un derecho de todos los empleados públicos, contar con un salario que no pierda su poder adquisitivo en el tiempo. En este orden, el concejo o asamblea debe aprobar el incremento con base en los siguientes criterios:

  • El límite máximo salarial establecido por el Gobierno Nacional, que para este año se definió en el Decreto 995 de 2017, para gobernadores, alcaldes y empleados públicos de las entidades territoriales.
  • El salario del alcalde o gobernador, con el fin de que ningún funcionario devengue un salario superior al de aquel, según el caso.
  • Las finanzas y presupuesto de la entidad, de manera que no se comprometa su sostenibilidad económica a mediano y largo plazo.
  • El derecho al incremento salarial de que gozan todos los empleados del ente territorial.

¿Cuál es el procedimiento para realizar una modificación de la escala salarial en una ESE?

Para adelantar una modificación de la escala salarial, la Junta Directiva debe presentar una iniciativa de acuerdo al Concejo Municipal, con la propuesta de escala salarial, previo análisis financiero y de viabilidad presupuestal. Cabe señalar que la Constitución es clara en el sentido de que las escalas salariales expedidas por el concejo aplican para todos los empleados territoriales. La Junta Directiva NO tiene competencia para establecer escalas salariales.

Reformas Administrativas (planta de personal)

¿Qué normatividad se debe tener en cuenta para reformas administrativas, modificaciones planta de personal y manuales de funciones?

La normativa aplicable para modificaciones de estructura es la Ley 489 de 1998, especialmente del artículo 54 en adelante. Para modificaciones de planta de personal, la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1083 de 2015. Todas estas normas con sus respectivas modificaciones y actualizaciones, están disponibles en el Gestor Normativo de EVA

¿Quién vigila a las entidades territoriales en el caso de realizar varios estudios técnicos para crear cargos?

Si se evidencia detrimento patrimonial, la autoridad competente para conocer y sancionar es la Contraloría General de la República. Si adicionalmente se comprueba que hubo una falta disciplinaria (por acción u omisión), quien debe conocer el caso es la Personería Municipal y, subsidiariamente, la Procuraduría General de la Nación.


¿Cuáles son los pasos para suprimir un cargo de carrera administrativa de la planta de personal?

Suprimir un cargo implica modificar la planta de personal de la entidad. Los pasos están contemplados en el Decreto 1083 de 2015, artículos 2.2.12.1 al 2.2.12.3. Adicionalmente, el artículo 44 de la Ley 909 señala los derechos que tiene un empleado de carrera administrativa cuando le suprimen el cargo.


En un municipio de sexta categoría, el inspector de policía es bachiller y no cumple los requisitos del nuevo Código de Policía. ¿Qué se debe hacer en este caso?

Los funcionarios que hayan sido nombrados en dicho cargo antes de la entrada en vigencia de la Ley 1801 de 2016, es decir antes del 29 de enero de 2017, conforme al artículo 243 de la misma Ley, debían cumplir los requisitos que señalaban los respectivos Manuales de Funciones. Estos funcionarios nombrados con anterioridad al 29/01/2017 no deben acreditar los requisitos señalados por la normativa citada; quienes deben cumplir los requisitos establecidos en la Ley 1801 de 2016 son aquellos que vayan a ser nombrados a partir del 29 de enero de 2017, previo ajuste del manual de funciones y de competencias laborales de la respectiva alcaldía

Cuando se realiza un proceso de creación de cargos, y se cuenta con el estudio técnico, ¿Es posible crear los empleos que alcancen con los recursos que existen para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado por el Concejo, o se pueden realizar adiciones presupuestales para ello?

Para crear empleos, el Alcalde debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, expedido por la Secretaría de Hacienda Municipal o quien haga sus veces en la Alcaldía, dado que el "Mandatario no puede crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado" (art. 313.7 de la Constitución Política)


¿Se pueden realizar modificaciones a la planta de personal en período de ley de garantías?

La Procuraduría ha indicado que no se pueden hacer modificaciones a la planta de personal que impliquen la vinculación de funcionarios nuevos.

Planta global, movilidad y manual de funciones

¿En el caso de una planta global, ¿Qué metodologías se pueden aplicar para definir o ajustar funciones que está alineadas con actividades específicas, sin perder la flexibilidad y movilidad que debe mantener la planta global?

Cuando se habla de planta globalizada, se entiende que NO es planta generalizada.

La planta global nos permite crear tantos perfiles de empleo como sean necesarios, dependiendo de las áreas de la entidad. Por ejemplo, si la entidad cuenta con el cargo de profesional especializado 2028 en Planeación, el perfil de ese empleo será diferente a un perfil de empleo de profesional especializado 2028 del área Jurídica. En este ejemplo, habrá dos (2) fichas de empleo donde se desarrolla el contenido funcional de cada uno de ellos, para cada área específica.

¿Cómo se da la movilidad en la planta global?

Si se va a mover un empleo o una persona, de un área a otra, necesariamente debe cumplir los requisitos del perfil del empleo del área a la cual se va a reubicar. Por ejemplo: tenemos un ingeniero industrial en planeación como profesional universitario 2044 grado 09 y lo vamos a mover al área administrativa y financiera. En este ejemplo, debe existir en el área administrativa y financiera, una ficha de empleo para profesional universitario 2044-09, cuyo requisito de formación académica se encuentre en el Núcleo Básico de conocimiento - NBC de "Ingeniería Industrial y Afines", según el SNIES, para poder hacer el movimiento respectivo.

¿Es una buena práctica dejar funciones generales para varios cargos en una dependencia, con el fin de permitir operación flexible?

Sí es posible considerar algunas funciones generales, siempre y cuando se pueda hacer la diferenciación entre los diferentes niveles de empleo y grados salariales, para que no se desnaturalicen los empleos (es decir, asignar a un empleo funciones de un nivel distinto), y se haga un reconocimiento salarial justo de acuerdo con la complejidad de las funciones.

¿Qué sucede cuando el funcionario que ocupa el empleo de Tesorero General, que se encuentra en el nivel profesional, no cumple con el requisito de estudio, con base en los mínimos señalados en el Decreto 785 de 2005.

En primer lugar, el artículo 5 de la Ley 909 de 2004 determina que el cargo que asuma la función de tesorero o pagador es de libre nombramiento y remoción, por cuanto su ejercicio implica el manejo de dineros y/o valores del Estado.

Con base en las denominaciones de empleo señaladas en el Decreto 785 de 2005, las entidades territoriales pueden crear el cargo en el nivel profesional, técnico o asistencial en denominaciones como por ejemplo: tesorero general, profesional especializado, profesional universitario, técnico administrativo o auxiliar administrativo y asignarles las funciones de tesorero o pagador, según las necesidades, considerando el tamaño, complejidad y características generales de la entidad, relacionadas con volúmenes de trabajo y consideraciones fiscales, entre otras.

Así, si la denominación pertenece al nivel profesional, necesariamente quien desempeñe el empleo debe poseer título profesional. Sin embargo, en la entidad se puede crear un cargo en el nivel técnico o asistencial y asignarle las funciones propias de tesorero o pagador, y en todo caso, al momento de establecer los requisitos de estudio y experiencia, éstos deben encontrarse dentro de los límites mínimos y máximos establecidos en el artículo 13 del Decreto 785 de 2005.

¿Es una buena práctica tomar como insumo la complejidad de las actividades de los procesos, para definir o ajustar los perfiles de los cargos en los manuales de funciones?

Sí, de hecho así deberían hacerse todos los manuales de funciones en el país. Recomendamos replicar esa buena práctica pues la gestión pública debería funcionar así: Identificar la cadena de valor (procesos), señalar qué dependencias asumen cada grupo de procesos y finalmente definir cuál es el personal más idóneo para ejecutar esos procesos: cargas de trabajo, definición de planta de personal, funciones y perfiles.

¿Es factible asignar funciones relacionadas con supervisiones de contratos para todos los cargos de nivel profesional, incluyendo los universitarios, o éstas solo pueden utilizarse para cargos de profesional especializado?

Es factible asignar supervisión de contratos, incluso, a personal del nivel técnico. Lo importante es que quede claro, quizás en los manuales de operación de la entidad, los rangos en los montos de los contratos que tales empleados estarían en capacidad de supervisar.